L’évolution massive de la technologie ne cesse d’impressionner le monde. En effet, les chercheurs découvrent chaque jour de nouveaux outils et méthodes permettant de faciliter la vie de l’être humain tout en favorisant sa productivité. Parmi ces méthodes révolutionnaires, il y a la signature électronique en entreprise, où l'horodatage numérique et la traçabilité jouent un rôle crucial.
Pourquoi opter pour une signature électronique ?
La signature électronique des divers documents est actuellement très appréciée dans de nombreuses entreprises. Si elle est autant utilisée dans le domaine professionnel de nos jours, c’est en raison du fait qu’elle assure un gain de temps considérable. Ainsi, il n’est plus nécessaire de se déplacer pour signer un accord avec une autre entité spécifique. Il s’agit également d’un moyen d’assurer la sauvegarde des documents d’une manière optimale, vu qu’à chaque fois que les individus concernés ont fini de signer un PDF, celui -ci est conservé automatiquement dans le système. Une signature électronique présente également l’atout d’être fiable en raison du fait qu’un document soumis à cette méthode doit nécessairement être accompagné de certificat de signature.
L’essentiel à savoir sur une signature électronique
Il est tout d’abord à savoir que la signature électronique n’est pas un scan de de la signature dite manuscrite. Effectivement, elle constitue des codes qui valent la signature d’un document spécifique. D’une manière générale, outre le certificat de signature, le système doit être constitué par une option permettant aux entités concernées de signer. Il peut s’agir de l’envoi d’un email, de l’utilisation d’une clé USB ou autre support. Il est à noter que cette méthode a commencé à être adoptée en France vers l’année 2000, et elle est régie par la loi n°2000-230.
Comment intégrer un horodatage en matière de signature électronique ?
L’horodatage consiste à affirmer une heure et une date précises dans le document à signer d’une manière électronique. Il s’agit d’un procédé important du fait qu’il permet de prouver que le document existe réellement. Aussi, elle assure la garantie des heures durant lesquelles ont eu lieu des transactions. En général, tous les documents circulant au sein d’une entreprise peuvent être horodatés. L'intégration efficace de l'horodatage numérique et la traçabilité sont essentielles pour garantir l'intégrité et l'authenticité des documents signés électroniquement. Pour intégrer l’horodatage, il est nécessaire d’utiliser un système proposant une telle option. Toutefois, il est aussi possible d’horodater des fichiers à travers les emails envoyés aux correspondants. Cela se fait généralement d’une manière automatique à chaque fois que des documents sont à signer.
Ceci étant, la signature électronique est un procédé qui commence à devenir indispensable de nos jours.