Actuellement, la technologie occupe une place absolument prépondérante dans le quotidien de l’être humain, et tout particulièrement dans le monde professionnel. Effectivement, de nombreuses méthodes et outils révolutionnaires sont utilisés dans de nombreuses entreprises. La signature électronique en fait partie.
Pourquoi opter pour des signatures en ligne en entreprise ?
En effet, la signature électronique est devenue de plus en plus courante, de nos jours. Cela s’explique par le fait qu’elle est incontestablement avantageuse pour l’entreprise. En premier lieu, elle permet d’économiser du temps du fait qu’au lieu de se déplacer d’un endroit à un autre pour faire signer les documents, avec un tel système, cela se fait en ligne et en quelques minutes. D'un autre côté, la signature électronique assure une certaine agilité. Cette méthode est également un moyen d’optimiser le stockage des documents. En effet, une telle plateforme est généralement constituée par une option d’archivage des fichiers signés. Ainsi, elle permet aussi de gagner davantage d’espace vu qu’il y aura moins de papiers à stocker par ici et par là.
Les points essentiels à connaître sur la signature électronique
La signature électronique a commencé à pouvoir être utilisée en entreprise, vers l’année 2000. Son fonctionnement est simple. En fait, cette méthode fait intervenir trois éléments spécifiques, dont les documents à signer, les individus devant signer ainsi que la plateforme de signature électronique. En effet, l’entité souhaitant faire signer un document réalise ce dernier dans la plateforme spécialisée et le fait parvenir au signataire via un lien envoyé par email. L’autre partie reçoit le fichier, le signe grâce à la plateforme et le renvoie à l’autre entité.
Trouvez une plateforme efficace pour des signatures électroniques, comment faire ?
De nombreuses plateformes en ligne proposent des solutions de signature électronique. Pour en choisir une, il est nécessaire de prendre en considération les critères suivants. Il y a tout d’abord la conformité du système aux réglementations en vigueur afin que les documents soient valides. Ainsi, il faudrait opter pour une plateforme agréée et légale.
D'autant plus, il est également primordial de vérifier sa compatibilité avec les autres systèmes utilisés au sein de l’entreprise. La plateforme choisie doit aussi assurer la sécurité des documents. Il est également idéal d’opter pour celle permettant de signer depuis un appareil mobile. De cette manière, même durant les déplacements hors du bureau les documents peuvent être reçus et signés par les entités concernées.
De ce fait, les méthodes révolutionnaires telle que la signature électronique est un facteur clé de succès de nombreuses entreprises de nos jours.