L’archivage électronique systématique de documents signés électroniquement, qui est proposé par plusieurs prestataires de la signature électronique, apporte-t-il aux clients la sécurité technique et juridique attendue aux clients ou crée-t-il seulement l’illusion de sécurité ? Il est important d’analyser le type de l’offre packagée au regard d’obligations légales de dématérialisation et de modalités pratiques de la mise en œuvre. Découvrez comment archiver un document signé électroniquement.
Les conditions de validité d’écrit électronique
La signature électronique est largement employée dans différents secteurs d’activité : pour les ressources humaines, les téléservices de l’administration, la banque, l’assurance, l’immobilier, le bâtiment, l’automobile et la gestion locative, etc.. elle a généralement vocation à produire les documents de nature contractuelle qui sont nativement électroniques. Il s’agit alors d’un outil important de la dématérialisation. De plus, un écrit électronique a également la même force probante qu’un écrit sur support papier. Par ailleurs, les conditions de la recevabilité à titre de la preuve de l’écrit électronique sont donc claires. Il faut que la personne dont le document émane soit dûment identifiée et que l’intégrité du document soit garantie sur le cycle de vie.
Les offres packagées qui incluent l’archivage
Les entreprises qui recourent à la dématérialisation sont placées face au double besoin : conserver des contrats électroniques durant une durée longue qui est variable, mais souvent de dix ans à compter de fin d’exécution de contrat, et aussi dans les conditions de sécurité technique qui garantissent leur intégrité et leur origine. Dans ce cas, c’est tout naturellement que plusieurs prestataires de la signature électronique proposent, par défaut ou en option, l’archivage électronique de documents signés et d’éléments de preuve qui sont établis pendant l’acte de signature.
Le document signé électroniquement doit-il être archivé ?
Un article défini une signature électronique comme l’usage du procédé fiable d’identification qui garantit son lien avec un acte auquel elle s’attache. De plus, cette définition entraîne de nombreuses propriétés intrinsèques à un document signé électroniquement. La signature électronique crée, tout d’abord, les conditions d’identification de personne dont le document émane, puisqu’avant tout, il s’agit d’un procédé fiable d’identification.En utilisant la cryptographie, le lien garantit entre l’acte signé et la signature qui déjà entraîne une garantie d’intégrité de document signé. Toutes les modifications ultérieures de document entraînent l’invalidité technique de signature. Ainsi, la signature électronique vérifiée prouve ainsi que le document est généralement enregistré et établi dans des conditions de validité écrite électronique qui sont définies dans article.